Методы тайм-менеджмента: 40+ эффективных способов

Живете в режиме многозадачности, вам постоянно не хватает времени? Не знаете, как выполнять все в срок, выделять время на любимое хобби, отдых, обучение, уделять время семье? На помощь придут методы тайм-менеджмента — специальные техники планирования. Расскажем о 40+ эффективных способах, которые помогут навести порядок в делах и все успевать....568563.6192118715

Методы управления задачами и приоритетами
Методы повышения продуктивности и фокусировки
Методы управления временем и планированием
Методы работы с внутренними ресурсами и балансом
Заключение
FAQ

Методы управления задачами и приоритетами

Тайм-менеджмент — это техника управления временем, которая помогает стать продуктивнее, быстрее выполнять поставленные цели. Методов управления задачами и приоритетами множество, мы же рассмотрим самые известные и эффективные.

Метод «Съешь лягушку»

Бизнес-тренер Брайан Трейси описал метод в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».

Где применяют: в трудовых процессах и для решения личных дел, для эффективного выполнения сложной работы.

Суть метода тайм-менеджмента поедание лягушки: с утра делать неприятные или сложные дела («съесть лягушку»), а уже потом переходить к мелким. В утренние часы люди более продуктивны, чем в вечерние, и эффективнее трудятся.

Плюсы:

помогает быстрее выполнять сложные задачи;
повышает продуктивность;
снижает беспокойство;
помогает успевать больше.

Минусы:

решает краткосрочные задачи, которые можно выполнить за 1-3 часа;
есть риск отложить что-то важное;
утренняя загруженность может привести к усталости.

Эффективный способ выполнения важных, срочных дел утром, когда большинство людей наиболее продуктивны.

Основы тайм-менеджмента: что это и применять на практике

Метод «Слон»

Метод придумал эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский.

Где применяют: для любых сфер, где нужно планировать крупные цели.

Суть метода: разбить крупные дела на небольшие (бифштексы), которые нужно выполнять каждый день. Способ помогает продумывать реализацию крупных проектов.

Плюсы:

повышает продуктивность;
облегчает выполнение сложных проектов.

Минусы:

не для краткосрочного планирования.
есть риск не выполнить важные мелкие дела.

Метод тайм-менеджмента применяют для эффективной реализации больших проектов в любых сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Создателем идеи является президент США Дуайт Эйзенхауэр. Впервые технику описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время в ваших руках».

Кому подходит: тем, кто хочет научиться планировать, выделять главное, успевать больше.

Цель матрицы Эйзенхауэра — это распределение по важности и определение приоритетов. Все дела можно разделить на 4 группы:

Срочные и важные на матрице Эйзенхауэра, пример: срочные встречи, отчеты, проекты, неотложные проблемы, форс-мажорные ситуации.
Важные, несрочные, которые можно отложить: годовые отчеты, анализ результатов работы, обучение, сезонные покупки.
Срочные, неважные, которые не обязательно выполнять самому: просмотр электронной почты, размещение постов, ведение корпоративного чата.
Неважные, несрочные: мониторинг ленты в соцсетях, чтение новостей, непродуктивные звонки, встречи.

Для наглядности данные заносятся в таблицу «Квадрант матрицы Эйзенхауэра»:

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Плюсы метода:

простота, быстрая расстановка приоритетов;
подходит для разных сфер;
неограниченные временные промежутки.

Минусы:

для оценки важности целей нужно дополнительное время;
не все можно распределить по представленным группам.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте? Инструмент используют в командной работе, для личных дел.

Метод ABCDE (Анализ приоритетов)

Кто придумал: Брайан Трейси.

Где используют: в любых сферах для сортировки информации.

Суть приема тайм-менеджмента в распределении дел по 5 категориям:

А: важные, которые нужно срочно выполнить.
B: важные, но не такие срочные.
C: те, которые можно отложить на некоторое время.
D: то, что можно доверить другим людям.
Е: неважные дела, которые можно вообще не делать.

Данные заносят в блокнот или таблицу.

Плюсы:

простой метод;
повышает продуктивность, помогает быстрее выполнять важные дела.

Минусы:

трата времени на анализ;
не все дела подпадают под категории.

Метод тайм-менеджмента ABCDE хорош своей простотой и применением в любых сферах.

SMART-планирование

Автор: Джордж Доран.

Где используют: в любых сферах для планирования краткосрочных целей.

С помощью метода тайм-менеджмента конкретизируют задачи, делают их понятнее. Каждую из них оценивают по 5 критериям:

S — конкретика. Определяют, какой результат хотят получить.
M — измеримость. Прописывают, сколько действий нужно делать.
A — досягаемость. Выясняют, реально ли достичь цели.
R — значимость. Определяют важность.
T — ограничение по времени. Прописывают сроки реализации.

Плюсы:

подходит для формулирования задач, определения сроков;
повышает мотивацию, продуктивность.

Минусы:

не для долгосрочных дел;
не все цели можно оценить по представленным критериям.

Метод тайм-менеджмента подходит для формулирования приоритетов, определения сроков на их выполнение.

Метод GTD (Getting Things Done)

Кто придумал: Дэвид Аллен.

Для кого: для тех, кто хочет научиться планировать, контролировать выполнение целей.

Сложный, но эффективный метод управления временем, который подходит не всем. Он требует организованности, постоянного анализа информации. Включает несколько шагов:

Определение целей. Их выписывают в блокнот, заметки или приложение в телефоне, например Notion.
Сортировка информации. Каждую цель проводят по специальной схеме, определяют, что с ней делать. Срочные дела выполняют сразу, не особо важные делегируют, откладывают или удаляют из списка.
Выполнение отложенных дел.
Обзор. Задачи снова проводят по схеме для определения важности.

Плюсы:

для обработки информации, выделения главного, удаления лишнего;
приводит к увеличению продуктивности.

Минусы:

планирование отнимает время;
из-за сложности подходит не всем;
более применим к крупным проектам.

Вариант тайм-менеджмента GTD используют в масштабных проектах, при большом количестве задач.

Чем заменить Notion: лучшие аналоги приложения

Техника «Принцип Парето» (80/20)

Кто придумал: Вильфредо Парето.

Где применяют: в маркетинге, психологии, финансах, личном планировании.

Суть методики тайм-менеджмента 80/20: из всех дел только 20% обеспечивают 80% результата. Следуя технике, сначала определяют важные задачи и выполняют их.

Плюсы:

простота использования;
применение в любых сферах;
для выявления важных дел, от которых зависит результат.

Минусы:

вероятность пропустить важное;
не учитываются обстоятельства, влияющие на результат.

Интересный способ тайм-менеджмента для распределения целей, который подойдет для любых сфер.

Метод «1-3-5» (девять дел в день)

Кэтрин Миншью и Александра Кавулакос описали метод в своей книге «Новые правила работы».

Для кого: для разных сфер, где нужно выполнять разноплановые дела.

Суть метода: каждый день выполнять дела разной сложности:

1 крупное, важное.
3 не особо важные, менее сложные.
5 мелких несложных дел.

Плюсы:

используют для выявления приоритетов;
четкий план на каждый день.

Минусы:

вероятность не успеть выполнить все цели за 1 день;
не для крупных проектов.

Метод тайм-менеджмента 1-3-5 — популярный способ выполнять задачи разной сложности за 1 день.

Правило трех (три дела в день)

Крис Бэйли описал метод в книге «Мой продуктивный год».

Где применяется: в любых сферах, где расстановка приоритетов влияет на результат.

Суть правила: выберите 3 важные цели и выполните их за 1 день. На следующий день решите еще 3 дела и т.д. Это поможет не тратить время на мелкое, сосредоточиться на главном.

Плюсы:

достижение важных целей;
отсутствие загруженности;
постепенный переход от сложного к простому.

Минусы:

не для работ, где определены сроки;
не для крупных проектов, где большое количество важных целей.

Три дела в день — вариант тайм-менеджмента для краткосрочных проектов, где нет жестких дедлайнов.

Система «60-10»

Робин Шарма, эксперт по мотивации, описал метод в книге «Монах, который продал свой феррари».

Где применяют: для любых сфер, сложных проектов, краткосрочных дел.

Суть: 60 минут уделять работе, а затем делать перерыв 10 минут. Потратить свободное время можно на отдых, гимнастику, рисование, хобби. Чередование труда и отдыха помогает отвлечься, лучше выполнять задачи.

Плюсы:

дела выполняются эффективнее и быстрее;
нет усталости, выгорания.

Минусы:

некоторым недостаточно 10 минут отдыха;
людям бывает сложно переключиться с отдыха на работу.

Система тайм-менеджмента 60-10 сочетает труд и отдых, помогает избежать усталости, сохранять мотивацию.

Методы Стивена Кови

Стивен Кови, консультант по повышению эффективности трудовых процессов, управлению временем, описал методы в книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Для кого: для бизнеса и в личном планировании.

Суть методов Кови: успеха в любой сфере можно добиться, следуя пирамиде продуктивности:

Определение ценностей. Это то, что важно для каждого человека и мотивирует достигать целей. Задайте себе вопрос: Для чего мне это нужно? Как улучшится моя жизнь после выполнения задуманного?
Прописывание целей. Если это крупный проект или цель, их разбивают на этапы и далее на мелкие задачи.
Составление плана на неделю: расписывают крупные и мелкие дела.
План на каждый день.

Плюсы:

для структурирования информации;
для повышения продуктивности.

Минусы:

используют для долгосрочного планирования;
подробное прописывание планов отнимает время.

Способы тайм-менеджмента от Стивена Кови помогают эффективно достигать целей в крупных проектах.

Система ZTD (Zen to Done)

Блогер Лео Бабаута взял за основу системы метод GTD, немного упростив его.

Кому подходит: всем, кто хочет научиться планировать, последовательно выполнять работу.

Суть заключается в том, что нужно выработать 10 привычек:

Выписывать все дела в блокнот или в приложение для планирования.
Сразу анализировать записи.
На день планировать мелкие цели, а крупные распределять на неделю.
Фокусироваться на одном проекте или цели.
Создавать простые задачи.
Распределять по категориям.
Периодически просматривать список и удалять лишнее.
Максимально сокращать перечень.
Создавать распорядок дня.
Браться за проекты, которые интересны.

Плюсы:

система помогает определить важное, удалять лишнее;
пошаговый план снижает беспокойство и уровень стресса.

Минусы:

система может показаться сложной.

Систему ZTD применяют для масштабных проектов, расставления приоритетов.

Метод «Сделать завтра»

Тренер по бизнесу Марк Форстер описал метод в книге «Сделайте это завтра».

Для кого: для тех, кто хочет быть продуктивным в течение дня, освобождать время на отдых. Применяют для средних и крупных дел.

Суть метода: выполнять только запланированное. Вновь поступающие дела переносить на следующий день.

Плюсы:

есть четкий распорядок дня, время для труда и отдыха;
простой метод;
подходит для любых сфер.

Минусы:

могут появиться дела, которые нельзя отложить;
неравномерное распределение дел по дням.

Простой метод тайм-менеджмента, который успешно применяют в крупных и небольших проектах. Помогает избежать усталости, «выгорания».

Методы повышения продуктивности и фокусировки

Существуют методы для фокусировки на важных делах, повышения работоспособности. Рассмотрим 12 эффективных способов повышения продуктивности.

Метод «Pomodoro»

Создатель: Франческо Чирилло.

Где используют: для монотонных, длительных проектов.

Суть: «метод помидора» в тайм-менеджменте заключается в чередовании времени труда и отдыха по таймеру. День делится на равные промежутки (помидоры) длительностью 30 минут. Работу разбивают на временные интервалы по 25 минут. Между ними делают перерывы на отдых по 5 минут.

Плюсы принципа Помодоро:

перерывы на отдых помогают избежать «выгорания»;
повышение продуктивности;
подходит для любых проектов.

Минусы:

вероятность не успеть выполнить запланированное;
короткие перерывы на отдых;
людям надоедает отслеживать время.

Популярный метод тайм-менеджмента широко используется в делах разной сложности.

Техника двухминутного правила

Кто придумал: Дэвид Аллен.

Для чего: для решения вопросов в любых сферах.

Суть правила: сразу выполнять дела, которые займут не более двух минут.

Плюсы:

освобождение времени для важных дел;
избавление от перегруженности;
повышение продуктивности.

Минусы:

вероятность не успеть выполнить все срочные дела, на которые требуется больше времени;
большое количество задач.

Способ тайм-менеджмента применяют для избавления от мелких дел, освобождения времени для важного.

Zero Inbox

Создатель: Мерлин Манн.

Где используют: для планирования дел, работы с документами, заметками.

Суть системы: анализировать информацию сразу, как только она поступает на почту. Нужно определить, что с ней делать: выполнить, делегировать, отложить или удалить. Можно использовать фильтры, умные папки.

Плюсы:

постепенные, своевременные решения;
простая система, не требующая особых знаний.

Минусы:

анализ писем отнимает время;
вероятность не успеть выполнить важное.

Метод Zero Inbox помогает структурировать информацию, навести порядок.

Техника «52/17»

Впервые информация о технике появилась в сервисе The Muse.

Для кого: для тех, кто хочет чередовать дела и отдых.

Суть техники: автор предлагает работать 52 минуты, а отдыхать 17 минут. Для этого нужно завести таймер, следить за временем. Согласно проведенным исследованиям сервиса The Muse, именно эти временные промежутки помогают быть продуктивнее, избежать переутомления.

Плюсы:

перерывы помогают отвлечься, избежать усталости;
для любых сфер, задач разной сложности.

Минусы:

необходимость следить за временем;
вероятность не успеть решить важные задачи.

Техника тайм-менеджмента с чередованием труда и отдыха подходит для большинства людей, повышения продуктивности, сохранения мотивации.

Интеллект-карты

Кто придумал: психолог Тони Бьюзен.

Для чего: для различных проектов, структурирования информации, при многозадачности.

Суть техники: составляется схема, в центре которой находится главная тема или цель. Вокруг нее размещают все, что способствует ее выполнению: инструменты, микрозадачи, действия и ресурсы.

Плюсы:

наглядный план реализации;
структурирование информации;
визуальная схема воспринимается эффективнее, чем заметки или простой текст.

Минусы:

схема составляется по шаблону;
иногда требуется изменить некоторые пункты, а на это требуется время.

Визуальные техники тайм-менеджмента эффективны при работе с любым проектом. Помогают лучше воспринимать информацию, повышают качество работы.

Метод Ицхака Пинтосевича

Создатель: психолог Ицхак Пинтосевич.

Для чего: для планирования долгосрочных целей на 1-5 лет.

Суть метода: планирование на несколько лет вперед. Выбирают приоритеты и разбивают их на небольшие блоки.

Плюсы:

готовый план действий на несколько лет;
повышение продуктивности.

Минусы:

не для краткосрочных проектов;
трата времени на подготовку.

Разделение больших дел на части при долгосрочном планировании приводит к повышению рабочих показателей.

Bullet Journal

Автор: Райдер Кэрролл.

Кто использует: те, кто привык пользоваться ежедневником. Применяется для разных сфер и проектов.

Суть техники: быстрый метод планирования дел в блокноте или журнале на день, месяц или год вперед. Сначала рисуют кружки или другие символы, возле них записывают, что нужно реализовать. По мере выполнения кружки закрашивают. Используют обозначения, мотивационные картинки.

Плюсы:

быстрый и простой способ;
записи, картинки мотивируют к работе.

Минусы:

необходимость носить журнал с собой;
трата времени на подготовку.

Проверенный вариант в тайм-менеджменте, который включает четкое планирование, визуальную мотивацию.

Автофокус

Создатель: Марк Форстер.

Где применяют: для любых сфер, крупных и небольших творческих проектов.

Суть техники: выписывают все задачи в блокнот или заметки телефона. Сначала разбираются со срочными делами, затем делают то, что больше нравится. Нереализованные цели переносят на следующий день.

Плюсы:

важные дела выполняются в течение дня;
повышение продуктивности.

Минусы:

есть риск не выполнить менее интересную работу;
чувство перегруженности, усталости.

Эффективная техника тайм-менеджмента для выполнения срочных дел, которые нравятся.

Хронометраж

Кто придумал: Глеб Архангельский.

Для кого: для всех, кто хочет стать продуктивнее.

Суть техники: нужно записывать все, чем вы занимаетесь в течение дня: моменты труда, отдыха, просмотр ленты в соцсетях и т.д. Это помогает выяснить, куда расходуется время, убрать или сократить отвлекающие факторы.

Плюсы:

для поиска дополнительного времени на работу;
повышает продуктивность.

Минусы:

постоянный контроль своих действий;
для анализа требуется время.

Техника тайм-менеджмента помогает проанализировать трудовой день, выявить недочеты.

Анализ временных затрат

Кто придумал: С.И. Калинин.

Где используют: для планирования и анализа в любых сферах.

Суть метода: автор предлагает каждый день проводить анализ по 5 критериям:

Продуктивность.
Польза.
Качество.
Делегирование.
Итоговый результат.

Плюсы:

возможность корректировать недостатки, влиять на результат;
простая система для бизнеса и личного использования.

Минусы:

трата времени на разработку, анализ;
низкие показатели снижают мотивацию.

Метод тайм-менеджмента помогает объективно анализировать и оценить результаты.

Метод «Структурирование хаоса»

Бизнес-тренер Юрий Наврузов описал метод в одноименной книге.

Где применяют: для любых сфер, краткосрочного и долгосрочного планирования.

Суть метода заключается в выполнении 5 шагов:

Продумать дела, записать их в блокнот, заметки или в документ на рабочем столе.
Объединить несколько пунктов.
Выделить важные, срочные дела.
Сделать визуализацию со сроками выполнения: интеллект-карты или графики.
По мере выполнения анализировать результат, пересматривать приоритеты.

Плюсы:

планирование и визуализация мотивируют к работе;
повышение продуктивности.

Минусы:

трата времени на подготовку;
сложная система.

Способ используют для работы разной сложности, анализа результатов.

Домино

Автор: Амит Оффир.

Для чего: для любых сфер, проектов.

Суть метода: выбирается одна цель, которая служит толчком для выполнения следующих. Ее легко выявить: она влияет на доход или результат всего предприятия.

Плюсы:

повышение продуктивности;
улучшение итоговых показателей.

Минусы:

вероятность выбрать менее важную цель;
на результат влияет не только главное, но и мелкие дела.

Техника тайм-менеджмента для определения приоритетов, от которых зависит успех всего проекта.

Методы управления временем и планированием

Методы планирования времени в тайм-менеджменте используют для эффективного распределения ресурсов и повышения продуктивности. Разберем 15 популярных способов.

Метод «Альпы»

Кто придумал: Лотар Зайверт.

Для чего: для крупных проектов, планирования личных дел.

Суть метода состоит из 5 этапов:

Определить дела на день.
Оценить, сколько времени нужно для их выполнения.
Создать запас времени для срочных дел.
Если это возможно, сократить время на их выполнение.
Каждый день подводить итоги.

Плюсы:

эффективное распределение времени;
запас времени для срочных дел.

Минусы:

трата времени на разработку;
вероятность не успеть выполнить намеченное.

Вариант тайм-менеджмента для ежедневных дел, поиска недочетов.

Метод Канбан

Автор: Тайитиро Тойода.

Где используют: для бизнеса, личного планирования, разбивки больших целей на микрозадачи.

Суть системы Канбан: использование канбан-доски, на которой располагают нужное количество столбцов. Популярный способ — 3 столбца:

Выполнить.
В работе.
Сделано.

Количество столбцов зависит от ваших нужд. Например, можно добавить столбцы «Отложить», «Делегировать», «Удалить».

Плюсы:

простой метод, удобная доска с целями;
для команд до 10 человек.

Минусы:

не для долгосрочных проектов;
трата времени на подготовку.

Эффективный вариант тайм-менеджмента с использованием визуального планирования. Удобный инструмент для многозадачности.

Тайм-блокинг

Кэл Ньюпорт описал метод тайм-менеджмента в книге «Медленная продуктивность: достижения без выгорания».

Для чего: для личных целей, краткосрочных проектов.

Суть техники заключается в том, чтобы разделить время на блоки и распределить по ним текущие дела в формате «один блок — одна работа». Способ объединяет календарь и список.

Плюсы:

повышает продуктивность;
позволяет точнее распределить рабочее время.

Минусы:

не для крупных проектов;
вероятность не успеть выполнить запланированное.

Удобный способ тайм-менеджмента для небольших дел, эффективного распределения времени.

Тайм-логирование

Создатель: Питер Друкер.

Для чего: для отслеживания времени на реализацию крупных предприятий.

Суть: все цели выписывают в электронную таблицу или блокнот. Определяют дату и длительность выполнения, добавляют комментарии.

Плюсы:

наглядный анализ эффективности;
готовый план повышает продуктивность, помогает избежать «выгорания».

Минусы:

трата времени на подготовку;
вероятность неправильного распределения дел.

Техника тайм-менеджмента для повышения продуктивности с помощью удобной таблицы, где собраны все цели со сроками выполнения.

Тайм-драйв

Кто придумал: Глеб Архангельский.

Где применяется: для проектов разной сложности в любых сферах, личных дел.

Суть техники: чередовать время труда и отдыха. На отдых выделяют от 5 до 10 минут, а на работу 1-1,5 часа. Крупные дела разбивают на небольшие части и выполняют их каждый день.

Плюсы:

помогает избежать усталости и «выгорания»;
повышается продуктивность.

Минусы:

из-за частых перерывов можно не успеть выполнить запланированное;
трудно включиться в трудовой процесс после перерыва.

Способ чередования в тайм-менеджменте используют для повышения продуктивности и сохранения мотивации.

Метод «Золотой час»

Кто создал: Брайан Трейси.

Где используют: для любых сфер, личного использования.

Суть метода: определяют 1 час, когда человек наиболее продуктивен. В это время выполняют самое важное и сложное. Способы, как найти свой продуктивный час:

Завести будильник раньше и поработать 1 час над проектом или выполнить домашние дела.
Провести анализ своего состояния за день: когда вы работоспособны, а когда не очень. Наблюдения проводят в течение одной недели.
После определения «золотого» часа важные дела переносят на это время.

Плюсы:

выполнение сложной и не очень приятной работы дается легче;
снижается усталость.

Минусы:

60 минут может оказаться недостаточно для работы;
сложные дела, выполненные в другое время, вызывают усталость и «выгорание».

Технику тайм-менеджмента используют для эффективного выполнения важного, без усталости и с сохранением мотивации.

Метод 90 на 30

Тони Шварц описал метод в книге «То, как мы работаем — не работает»

Для кого: для тех, кто хочет чередовать время труда и отдыха.

Суть метода тайм-менеджмента в том, что на дела отводится 90 минут, на отдых 30 минут. Это время чередуют в течение дня. Первым делом решают срочные вопросы, затем переходят к менее важным.

Плюсы:

помогает сосредоточиться;
достаточное время для отдыха;
нет чувства усталости и «выгорания».

Минусы:

частые переключения на перерывы могут снизить продуктивность;
на срочное дело может потребоваться более 90 минут.

Чередование труда и отдыха используют для сохранения продуктивности, чтобы не испытывать усталость в конце дня.

18 минут

Кто придумал: Питер Брегман.

Для чего: для любых сфер и целей. Для тех, кто не может сосредоточиться на одном деле.

Суть техники заключается в соблюдении трех правил:

Время разбивают на блоки по 18 минут.
После периода работы отдыхают в течение 5 минут.
После нескольких блоков делают более продолжительные перерывы.

Плюсы:

чередование труда и отдыха помогает избежать усталости;
повышение продуктивности и качества работы.

Минусы:

требуется потратить время на планирование;
трудно переключиться с отдыха на работу.

Короткие интервалы помогают не испытывать усталости и отвлечься от неприятных и сложных дел.

Подготовка с вечера

Создатель: Ник Уигнал.

Для кого: для тех, кому сложно с утра включиться в трудовой процесс. Подойдет для проектов разной сложности и личных дел.

Суть метода: составлять план на следующий день с вечера. Утро начинают по готовому плану.

Плюсы:

благодаря готовому плану повышается мотивация;
увеличение показателей продуктивности и эффективности.

Минусы:

вечером из-за усталости трудно планировать рабочие моменты;
из-за срочных дел требуется корректировать план.

Техника тайм-менеджмента для работы по заранее прописанному плану увеличивает продуктивность.

Закон Паркинсона

Кто придумал: Сирил Паркинсон.

Для кого: для тех, кому трудно соблюдать сроки. Для любых проектов и сфер.

Суть технологии тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать по четкому дедлайну, сначала выполняя важное и срочное. Не отвлекаться на мелкую работу, не тратить на нее больше времени, чем нужно.

Плюсы:

распределение времени позволяет быть продуктивнее;
эффективное использование сил.

Минусы:

жесткие временные рамки подходит не всем;
реализация цели может занять больше времени.

Дедлайны могут стать мотивацией для продуктивности. Способ тайм-менеджмента помогает обозначить четкие сроки, выполнять дела быстрее.

Диаграмма Ганта

Создатель: Генри Лоуренс Гант.

Для чего: для долгосрочной реализации целей, анализа результатов.

Суть техники: по вертикали на диаграмме отмечают перечень задуманного, по горизонтали – время и дату начала выполнения. На пересечении этих линий обозначают срок выполнения.

Плюсы:

подходит для команд;
наглядный и понятный график, где отображаются все цели;
повышает эффективность совместной работы.

Минусы:

на составление графика требуется время;
недостаточно функций.

Визуальный график в тайм-менеджменте помогает эффективнее воспринимать информацию и повышает продуктивность команды.

Метод Дэна Кеннеди

Автор: бизнес-тренер Дэн Кеннеди.

Для кого: тем, кто часто стоит перед выбором, у кого много предложений и дел.

Суть техники: автор советует браться за те проекты, которые увеличат доход. Для этого рассчитывают стоимость 1 часа.

Плюсы:

используют для выбора выгодного проекта;
знание, сколько вы заработаете за 1 час, способствует продуктивному выполнению дел;
высокая мотивация.

Минусы:

работа с высокой оплатой может оказаться скучной и выполняться «через силу»;
отказ от творческих и интересных проектов.

Способ тайм-менеджмента для выбора высокооплачиваемых вариантов и увеличения дохода.

Система Тима Ферриса

Кто создал: Тимоти Феррис.

Где применяют: для длительных предприятий с задачами разной сложности.

Суть техники: автор считает, что нужно продуктивно работать 20% времени, а остальные 80% уделять мелким делам. Таким образом можно выполнить срочное и избежать усталости.

Плюсы:

нет чувства переутомления в конце дня;
срочные дела выполняются в первую очередь.

Минусы:

недостаточно времени для важного;
неравномерное распределение времени.

С помощью системы тайм-менеджмента Тима Ферриса избегают усталости и выгорания, выполняют задачи разной сложности.

POSEC

Автор: Абрахам Маслоу.

Где используют: для любых сфер, задач любой сложности.

Суть: заключается в выполнении 5 принципов:

Распределение по важности.
Расписывание действий для выполнения каждого дела.
Упрощение, насколько это возможно.
Несрочное отложить на потом.
Удалить из списка то, что не влияет на результат.

Плюсы:

эффективное распределение времени;
четкий план действий;
позволяет сосредоточиться на важном.

Минусы:

трата времени на планирование;
срочные дела мешают соблюдать сроки.

Простое исполнение с системой тайм-менеджмента Posec помогает выполнять дела, которые влияют на результат, избавиться от лишнего.

COPE

Кто придумал: Пегги Дункан.

Где используют: для крупных и мелких проектов в любых сферах, личного планирования.

Суть техники: автор рекомендует методику тайм-менеджмента, которая состоит из следующих шагов:

Clear — определить задачи.
Organized — планировать конкретные действия.
Productive — обозначить приоритеты.
Efficient — в первую очередь выполнять важное и срочное.

Плюсы:

пошаговый план помогает быть эффективнее;
для любых сфер, проектов.

Минусы:

появляются новые срочные дела;
не всегда важные, срочные дела влияют на результат.

Техника тайм-менеджмента для определения важных задач в бизнесе, личного планирования.

Методы работы с внутренними ресурсами и балансом

Рассмотрим критерии удобства 8 методов тайм-менеджмента для оптимизации внутренних ресурсов.

Метод «Колесо жизни»

Авторы: Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Они описали метод в книге «Экстремальный тайм-менеджмент».

Для кого: тем, кто хочет навести порядок в разных сферах жизни.

Суть техники: на листе бумаги или в блокноте рисуют круг и делят его на 8 частей – это будет колесо жизни. Каждой части дают название, например: работа, семья, отдых, отношения, хобби и т.д. Закрашивают каждую сферу настолько, насколько считают себя в них успешными. Если закрашена третья часть — человек не очень удовлетворен сферой, половина — средне, полностью закрашен — считает, что все отлично.

Плюсы:

визуальный пример для оценки сфер жизни;
в процессе работы над собой возвращаются к колесу, докрашивают части.

Минусы:

трата времени на анализ;
не всегда получается реально оценить ситуацию.

Визуальная техника тайм-менеджмента для анализа главных жизненных сфер человека, выяснения проблем, постановки целей по улучшению жизни.

Метод «Четыре дисциплины исполнения» (4DX)

Шон Кови описал метод тайм-менеджмента в своей книге «Как достичь цели».

Где применяют: для командных проектов в любых сферах.

Суть метода: автор советует придерживаться следующих четырех дисциплин:

В первую очередь уделять внимание важному.
Мотивировать команду для повышения качества продукции, улучшения сервиса и привлечения клиентов.
Повышать вовлеченность сотрудников с помощью мотивационных показателей. Для этого используют корпоративные чаты, билборды, цифровые устройства. На них показывают успехи сотрудников или команд, вызывая соревновательный эффект.
Вести регулярную отчетность, выявлять недочеты.

Плюсы:

повышение продуктивности сотрудников, показателей продаж;
улучшение взаимодействия между сотрудниками.

Минусы:

трата времени на внедрение системы;
постоянный контроль, отчетность.

Способ тайм-менеджмента 4DX улучшает взаимодействие членов команды, повышает эффективность, выявляет недочеты.

Якорь

Кто придумал: Глеб Архангельский.

Для кого: для тех, кому трудно включится в трудовой процесс, выполнять сложное. Для личного планирования, небольших проектов.

Суть техники: в том, чтобы выбрать что-то приятное, что будет ассоциироваться с делом. Во время работы включают приятную музыку, пьют кофе, едят сладости, окружают себя любимыми цветами или предметами.

Плюсы:

помогает настроиться не только на труд, но и на отдых;
нет усталости, выгорания.

Минусы:

ритуалы мешают сосредоточится, отвлекают;
не для многозадачности и крупных проектов.

Техника тайм-менеджмента помогает в выполнении сложных, неинтересных дел, настраивает на отдых.

Обоснованное «нет»

Создатель: Рене Декарт.

Для кого: для тех, кому поступают разноплановые предложения, проекты разной сложности.

Суть техники тайм-менеджмента: в том, чтобы не браться за дела или проекты, которые не интересны, требуют много времени.

Плюсы:

повышение мотивации;
человек занимается тем, что ему интересно;
повышение продуктивности, качества работы;
для творческих людей.

Минусы:

отказ от высокооплачиваемых вариантов;
нет развития в разных сферах.

Техника тайм-менеджмента помогает заниматься любимой работой, отказаться от сложных проектов, сохранить мотивацию.

Метод швейцарского сыра

Автор: Алан Лакейн.

Где применяют: для крупных проектов, где не важна последовательность действий.

Суть: дело представляют в виде швейцарского сыра, в котором много дырок — мелких дел. Каждая дырочка в сыре — выполненная задача. Суть в том, чтобы разделить работу на части и выполнять ее в любой последовательности.

Плюсы:

помогает бороться с прокрастинацией и включиться в работу;
повышение продуктивности.

Минусы:

не подходит для срочных дел;
снижение качества из-за действий в хаотичном порядке.

Способ тайм-менеджмента для разделения большого дела на маленькие блоки, их эффективного и быстрого выполнения.

Мелкие задачи

Кто придумал: нет информации.

Для кого: для тех, кто не любит начинать со сложного и тем, кто более продуктивен во второй половине дня.

Суть: сначала выполняются мелкие, несрочные дела, затем важные, сложные.

Плюсы:

выполнение разноплановых дел;
повышение продуктивности.

Минусы:

из-за большого количества мелкой работы не успевают выполнять важные дела;
накопленная усталость в конце дня приводит к «выгоранию».

С помощью техники тайм-менеджмента избавляются от большого количества мелких дел, освобождая время на важное.

Девять дел

Создатель: Крис Бэйли.

Кому поможет: тем, кто любит разноплановые задачи.

Суть: каждый день выполнять 9 дел разной сложности:

Одно важное большое.
Три средних по сложности.
Пять мелких.

Плюсы:

выполнение работы разной сложности без усталости в конце дня;
равномерное распределение времени и сил.

Минусы:

сложных дел может быть несколько, средних — более трех;
«завал» из отложенных «на потом» дел.

Техника тайм-менеджмента помогает выполнять дела разной сложности за 1 день, избежать усталости, «выгорания».

Fresh or Fried

Автор: Стефани Ли. Название переводится как «Свежий и жареный». Речь идет про человеческий мозг, который утром «свежий», а в течение дня становится «жареным».

Для кого: для тех, кто не успевает выполнять работу, в конце дня чувствует опустошение, усталость.

Суть техники: с вечера составляют список задач, распределяют их по сложности:

Важное, неприятное переносят на утренние часы (раздел Fresh).
Менее важное, несложное планируют на вторую половину дня (раздел Fried).

На следующий день решают вопросы согласно списка. В конце дня составляют новый план на завтра.

Плюсы:

нет усталости, раздраженности;
дисциплина с помощью четкого плана;
повышение работоспособности.

Минусы:

вероятность попадания срочной работы в раздел Fried;
подготовка отнимает время.

Продуктивная работа со сложными задачами в утренние часы сохраняет работоспособность на весь день.

Заключение

Способы тайм-менеджмента помогают людям рационально использовать свое время, эффективнее выполнять работу. Каждый может выбрать способы управления временем и протестировать их. Одни подойдут для личного использования, другие для командной работы. Выбор «своего» метода поможет меньше уставать, избежать выгорания, повысить мотивацию и продуктивность.