Куда уходит время? Почему его всегда не хватает? Как определить, что первостепенно, а что можно отложить на потом — в работе, в семье, в хобби?
Приводим десять советов, которые помогут вам эффективно управлять своим временем и достигать желаемых результатов во всех сферах жизни.
1. Расставьте приоритеты
В этом вам поможет Колесо жизненного баланса. Определите восемь сфер жизни, которые наиболее значимы для вас. Это могут быть семья, карьера, деньги, здоровье, путешествия, спорт, творчество, хобби, друзья и так далее. Нарисуйте круг с восемью сегментами, а затем отметьте на этом круге уровень вашей удовлетворенности от каждой сферы.
Важно отмечать не уровень ваших достижений, а именно степень, насколько вы довольны тем, что у вас есть в данной области. Достаточно ли вам того, что есть, или вы хотите большего? Те сферы, в которых вы не чувствуете удовлетворения, в которых вам есть куда расти, и есть приоритетные направления вашего развития.
2. Следите за тем, чтобы ваши сегодняшние действия согласовывались с долгосрочными целями
В этом поможет пирамида личной эффективности. В ее основании лежат долгосрочные цели — обычно это цели, которых можно достичь за 1-3 года. В центре пирамиды располагаются краткосрочные цели (достигаются в течение года). Следующая ступень — планы и задачи на неделю. А венчают пирамиду планы на день и конкретные действия, которые необходимо совершить.
Составьте такую пирамиду для себя и проверьте, насколько ваши текущие дела согласуются с вашими стратегическими задачами. И если в течение дня вы заняты текучкой, никак не помогающей вам достигать долгосрочных целей, настало время что-то менять.
3. Формулируйте цель так, чтобы вам захотелось ее достичь
Не ставьте задачу «выучить английский язык к декабрю». Подумайте, что вы получите, если будете знать язык? Быть может, вам удастся поехать в путешествие, которое из-за незнания языка было недоступно? Или вы сможете общаться с любимым человеком на его языке, если он иностранец? Цель должна звучать для вас привлекательно, описывать желаемый результат. Например, «Я хочу прочитать “Гарри Поттера” в оригинале».
4. Ставьте задачи четко и конкретно
Не «сделать карьеру», а «получить такую-то должность». Не «стать богатым», а «зарабатывать столько-то тысяч долларов в год».
Если цель сформулирована мутно, мозг не даст команду двигаться к ее достижению, вы будете постоянно откладывать дела, которые могли бы привести к результату. Так устроена человеческая психика.
Цель должна быть не только конкретной, но и такой, чтобы можно было четко понять, достигнута она или нет. Например, цель «научиться договариваться с людьми» этому критерию не отвечает. Как понять, научились вы уже или еще нет, со всеми людьми или только с некоторыми? Переформулируйте конкретно и четко, с учетом того, с кем и о чем вам надо договориться — и вы сразу увидите способы, которыми решается эта задача.
5. Цель должна быть достижимой
Не всегда можно сразу определить, можете ли вы получить то, что хотите. Чтобы прояснить этот момент, займитесь оценкой ресурса.
Вы хотите стать президентом РФ? Отлично. Оцените, что для этого у вас уже есть: образование, профессия, должность, знакомства, влияние. Если ресурса недостаточно, цель недостижима. Но это не значит, что от нее нужно отказаться. Разбейте ее на несколько промежуточных целей, которые будут достижимы, и двигайтесь к ним.
6. Определите, какие из ваших дел являются более срочными и важными
В этом вам поможет «матрица Эйзенхауэра».
В верхнем левом квадрате таблицы обычно оказываются те задачи, которые раньше относились к важным, но не срочным задачам. Мы не сделали их вовремя — и теперь вынуждены все бросить и заниматься ими. Чтобы избежать эффекта белки в колесе, не откладывайте важные дела на последний день или до момента, когда гром грянет.
7. Уделяйте основное время выполнению важных, но не срочных дел
Это те самые задачи, которые приближают вас к долгосрочным целям и дают вам 80% результата. В матрице Эйзенхауэра они относятся к левому нижнему квадрату.
Не поддавайтесь искушению сделать сначала мелкие, незначительные дела из нижнего правого квадрата матрицы. Да, вы сможете быстро с ними разобраться, но на конечный результат вашей работы эти дела, скорее всего, никак не повлияют. Зато, пока вы будете ими заниматься, сложные, но очень нужные задачи решаться не будут.
8. Всегда думайте о том, для чего нужно выполнить ту или иную задачу
Влияет ли ее выполнение на долгосрочный результат? Помогает ли ее решение достичь тех целей, которые вы для себя наметили? Нет? Тогда спросите себя, что будет, если вы отложите выполнение этой задачи или передадите ее коллегам или подчиненным.
Как правило, решение мелких текущих проблем можно отложить на потом или делегировать без всяких последствий. Целесообразно выделить специальное время, чтобы заняться ими (например, полчаса в конце рабочего дня).
9. Избегайте «поглотителей времени»
Это мероприятия, события и бесполезные дела, которые не приносят результата и не приводят к целям. Присутствие на совещаниях лишь потому, что так положено по протоколу компании. Ожидание назначенной встречи. Ответы на звонки и письма в течение рабочего дня. Общение с коллегами, переписка в соцсетях. Все эти мелочи крадут наше время и не позволяют решать стратегические задачи.
Есть много способов избежать подобной потери времени. Например, можно договориться и прийти лишь на ту часть совещания, когда будет обсуждаться вопрос, который вас касается. Ожидая клиента или начальника, можно взять с собой ноутбук и поработать. На приятный досуг лучше всего выделить определенное время в течение дня.
10. Планируя свой день, учитывайте биоритмы
Если вы «жаворонок», перенесите все важные и сложные дела на утро. Если вы «сова» — займитесь в первой половине дня решением менее значимых задач, а во второй половине дня приступайте к делам, требующим повышенного внимания, времени и усилий. Не старайтесь успеть как можно больше, учитывайте собственные потребности и помните о том, что тайм-менеджмент подразумевает не гонку за успехом, а умение действовать эффективно, сохраняя силы и радость жизни.
