Всякие мелочи пожирают кучу времени: отвлекся на уведомление, долго искал ссылку, втянулся в незапланированную переписку. Чтобы с этим бороться, я выработала правила, которые экономят время на рабочей переписке. Буду рада, если вам тоже они помогут.
Сразу давать доступ в гугл-документы
Дурной тон — прислать ссылку на гугл-док и забыть дать доступ. Чтобы сразу открыть документ, нужно пять секунд, а разобраться с доступом — полторы минуты.
Я раньше тоже забывала сразу открывать доступ, но оказалось, что я просто неправильно копировала ссылку. Я копировала из адресной строки:
Это плохо, потому что такая ссылка может не открыться, даже если с доступом всё в порядке. Правильно копировать ссылку надо вот так:
В этом же окошке — настройка прав доступа. Когда копируешь ссылку правильно, сложно забыть дать права, потому что всё в одном окне.
Сначала доступ — потом ссылка
Присылать ссылку на документ в чат
Если я открыла коллеге доступ в документ, глупо ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Еще глупее писать: «Я дала тебе доступ в документ», — а после этого ждать, пока он зайдет в почту и найдет уведомление из гугла. Поэтому у меня действует правило: «Открыл доступ — отправь ссылку».
Уведомления из гугла у меня автоматически отправляются в корзину. То же самое с уведомлениями из Трелы, Бейскемпа и всех этих штук. Это нужно, чтобы не засорять почту и мозг. Поэтому нет никакого шанса, что я найду ссылку, пока мне не пришлют ее напрямую.
Присылать ссылку напрямую — каждый раз экономит минуту.
Ссылку — в личку
Сразу предлагать время встречи
Если я с кем-то договариваюсь созвониться, сразу предлагаю время. Экономлю два-три сообщения:
Нет | Да |
— Давай созвонимся по этой задаче? — Давай. — Во сколько удобно? — Завтра, после двух — Ой, я завтра после двух не смогу. Сможешь пораньше? — Нет, занят — А совсем вечером, часов в 9 удобно будет? — Да, нормально. — Договорились! |
— Давай созвонимся по этой задаче? Предлагаю завтра до часу или после восьми. Во сколько удобно? — После восьми. Лучше в девять. — Тогда на девять. |
К тому же так собеседнику легче сориентироваться.
Назначайте время
Не здороваться отдельным сообщением
Если написать только «Привет!», можно никогда не дождаться ответа. Тут есть два плохих варианта. Первый — написать «привет!» и следом сообщение по делу. Второй — написать «привет!» и ждать ответного привета. Первый отвлекает и заставляет ждать, пока собеседник допечатает. Второй — отвлекает и заставляет написать бессмысленное сообщение.
Обычно я не отвечаю на «привет», а жду сообщения по сути. Когда пишу коллегам сама, сразу перехожу к делу:
Нет | Да |
—Привет! проходит два часа — Ты меня игнорируешь ((( |
— Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. Как удобнее обсудить? — Привет! Если можно, напиши сюда. Если нужно созвониться, могу после двух. |
Я понимаю людей, которые сначала здороваются: кажется, что это вежливо. Но на деле — это трата времени и внимания собеседника. Вежливости, уважения и заботы в этом нет.
Сразу к делу
Не писать сообщения без вопроса
Взяла за правило ключевые сообщения по работе завершать открытым вопросом. И другое правило — не отвечать на сообщение без вопроса. Если в сообщении нет вопроса, это размышление, на него сложно ответить:
Нет | Да |
—Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. | — Привет! Есть задача по тексту — написать письмо для клиентов. Как удобнее обсудить? |
На первое сообщение ответить нечего: есть какая-то абстрактная задача, которая меня не касается. Второе сообщение — обращается ко мне, собеседник ждет моего участия. Не ответить на такое — то же самое, что послать.
Разумеется, это не значит, что надо пихать вопросы везде. Они помогают только там, где нужна реакция собеседника:
Реакция не нужна | Реакция нужна |
— Люда, посмотри мои комментарии к статье. | — Люда, чёт хрень получилась. Когда будет время обсудить? |
— Смотрите, какая классная статья вышла на ВиСи: структура, текст, фотки. Всё шикарно | — Смотрите, какая классная статья. Как насчет такого формата для нашего блога? |
— Пропадаю со связи до трех часов. | — Завтра меня не будет на связи с девяти до тринадцати. Что мне сейчас сделать, чтобы завтра быть спокойной за задачи? |
Вопросы рулят
Если у вас тоже есть способы экономить время в деловой переписке, дополняйте в комментариях. Если способа нет, но мои понравились, расшарьте: пусть все знают.
comments powered by HyperComments